Cómo hacer una factura electrónica paso a paso (ejemplo real)
Una factura electrónica es un documento tributario emitido, transmitido y conservado en formato digital que tiene la misma validez legal que una factura en papel, siempre que cumpla los requisitos establecidos por la Agencia Tributaria. En España, hacer una factura electrónica correctamente es cada vez más urgente: la Ley Crea y Crece y el reglamento Verifactu están estableciendo una obligación progresiva que afectará a todos los autónomos y pymes antes de 2027. Si todavía no sabes por dónde empezar, esta guía te explica el proceso completo con un ejemplo real.
Hacer una factura electrónica implica reunir los datos obligatorios del emisor y del receptor, elegir el formato adecuado (PDF firmado, XML o Facturae según el destinatario), aplicar correctamente IVA e IRPF, y emitirla con un software homologado. Para clientes privados basta con un PDF firmado digitalmente; para la Administración Pública es obligatorio el formato Facturae y el portal FACe. A partir de 2026-2027, toda factura emitida entre empresas y autónomos deberá ser compatible con Verifactu.
- Una factura electrónica no es un simple PDF enviado por correo: debe garantizar autenticidad, integridad y legibilidad.
- Los datos obligatorios incluyen número de factura, fecha, datos fiscales, descripción del servicio, base imponible, IVA, IRPF y código QR de verificación.
- Para la Administración Pública es obligatorio el formato estructurado Facturae y el uso del portal FACe.
- La factura rectificativa y la factura proforma también deben gestionarse con el mismo software para mantener la trazabilidad.
- Un software compatible con Verifactu automatiza la generación, firma y envío, reduciendo errores y garantizando el cumplimiento normativo.
Qué es una factura electrónica y qué tipos existen
Antes de ponerse a crear una factura, es fundamental entender qué la convierte en electrónica y qué tipos reconoce la normativa española. No toda factura enviada por correo electrónico es una factura electrónica en sentido estricto: la clave está en cómo se genera y qué garantías técnicas ofrece.
Factura electrónica de formato no estructurado
El formato no estructurado incluye documentos como PDF, Word o Excel que se emiten y envían digitalmente pero que no permiten la lectura automatizada por parte de un sistema informático. Son válidos para las relaciones entre autónomos y clientes privados siempre que cumplan los requisitos de contenido y cuenten con la aceptación del receptor.
Cuándo es suficiente el PDF firmado
Para un autónomo que factura a empresas o particulares del sector privado, un PDF firmado digitalmente es actualmente suficiente. La firma garantiza que el documento no ha sido alterado desde su emisión y que el emisor es quien dice ser. Este escenario cambiará con la entrada en vigor plena del reglamento de factura electrónica obligatoria.
Limitaciones del formato no estructurado
El formato no estructurado no permite la integración directa con sistemas contables del receptor ni la verificación automatizada por parte de Hacienda. Por eso, aunque hoy sea legal en muchos contextos, su uso tiene los días contados a medida que avanza la obligación normativa.
Factura electrónica de formato estructurado
El formato estructurado genera el documento mediante un código informático (XML, UBL, Facturae) que permite la transmisión y lectura automatizada entre sistemas. Es el único formato válido para emitir facturas a la Administración Pública en España.
Facturae: el estándar español para el sector público
Facturae es el formato XML oficial para las relaciones con la Administración (B2G). Si facturas a un organismo público, tu software debe generar el archivo en Facturae v3.2 o v3.2.2 y enviarlo a través del portal FACe. Sin este formato, la factura será rechazada automáticamente.
UBL y otros estándares internacionales
Para transacciones entre empresas (B2B) en contextos internacionales, el estándar UBL 2.1 es el más utilizado. Plataformas como Peppol lo emplean para el intercambio transfronterizo de facturas. Algunos softwares de facturación en España ya generan simultáneamente Facturae y UBL para cubrir ambos escenarios.
Datos obligatorios que debe incluir toda factura
Independientemente del formato elegido, una factura electrónica debe contener exactamente los mismos campos que exige la normativa para cualquier factura legal en España. Omitir cualquiera de estos datos puede invalidar el documento ante Hacienda.
Datos del emisor y del receptor
Los datos de identificación son el primer bloque que debe aparecer en cualquier factura. Sin ellos, el documento no tiene validez fiscal ni puede servir como justificante para la deducción de IVA o IRPF.
Qué datos del emisor son obligatorios
El emisor debe incluir su nombre completo o razón social, NIF o CIF, dirección fiscal completa y, en caso de estar inscrito en el Registro Mercantil, los datos de inscripción. Si eres autónomo, también debes indicar tu número de serie y la numeración correlativa de la factura.
Qué datos del receptor son obligatorios
Del receptor se necesitan nombre o razón social, NIF o CIF y dirección fiscal. Si el cliente es una empresa privada que solicita la deducción del IVA, estos datos deben ser exactamente los que figuren en la Agencia Tributaria. Un dato incorrecto puede provocar el rechazo de la factura.
Impuestos, base imponible e importe final
El bloque fiscal es el más delicado de toda factura. Un error en el tipo de IVA aplicado o en la retención de IRPF puede generar discrepancias en las declaraciones trimestrales y derivar en requerimientos de Hacienda.
Cómo calcular la base imponible y el IVA
La base imponible es el importe del servicio o producto antes de impuestos. Sobre ella se aplica el tipo de IVA correspondiente (21%, 10% o 4% según la actividad). El resultado es la cuota tributaria de IVA, que se suma a la base para obtener el subtotal. Este desglose debe aparecer de forma explícita y separada en la factura.
Retención de IRPF: cuándo y cuánto
La retención de IRPF se aplica cuando el autónomo está obligado a practicarla, generalmente en actividades profesionales. El tipo general es del 15%, aunque los nuevos autónomos pueden aplicar el 7% durante los primeros años. Esta retención reduce el importe final a pagar por el cliente y debe liquidarse trimestralmente con el modelo 130.
| Elemento | Descripción | Obligatorio |
|---|---|---|
| Número de factura | Correlativo y sin saltos dentro de cada serie | Sí |
| Fecha de emisión | Día en que se emite el documento | Sí |
| Datos del emisor | Nombre, NIF, dirección fiscal | Sí |
| Datos del receptor | Nombre, NIF, dirección fiscal | Sí |
| Descripción del servicio | Detalle claro del producto o servicio prestado | Sí |
| Base imponible | Importe antes de impuestos | Sí |
| Tipo y cuota de IVA | Porcentaje e importe en euros del IVA | Sí |
| Retención IRPF | Porcentaje e importe (si aplica) | Condicional |
| Importe total | Suma final a pagar por el cliente | Sí |
| Código QR Verifactu | Permite verificar la factura ante Hacienda | Desde 2026-2027 |
Cómo hacer una factura electrónica paso a paso con software
El método más seguro, rápido y legalmente correcto para emitir una factura electrónica es usar un software de facturación homologado. Estas herramientas automatizan el cálculo de impuestos, la numeración correlativa, la firma digital y el envío al destinatario, eliminando los errores manuales más comunes.
Configuración inicial del software
Antes de emitir la primera factura, es necesario configurar correctamente el programa con todos los datos fiscales del negocio. Este paso solo se realiza una vez, pero es determinante para la validez de todos los documentos que se generen a partir de ese momento.
Cómo registrar los datos de tu empresa
En la pantalla de configuración del software debes introducir tu nombre o razón social, NIF, dirección fiscal, actividad económica y el régimen de IVA al que estás acogido. Si gestionas varias series de facturas (por ejemplo, una para servicios y otra para productos), debes definirlas en este paso y asignar un prefijo a cada una.
Cómo guardar los datos de tus clientes
La mayoría de softwares permiten crear una ficha por cliente con todos sus datos fiscales. Una vez guardado, el sistema autocompleta esos datos cada vez que emites una nueva factura a ese cliente. Esto reduce los errores y ahorra tiempo, especialmente cuando tienes una cartera de clientes recurrentes.
Generación y emisión de la factura
Con la configuración lista, el proceso de crear y enviar una factura se reduce a pocos clics. El software guía al usuario por cada campo y alerta si algún dato obligatorio está incompleto antes de permitir la emisión definitiva.
Cómo rellenar y revisar la factura antes de emitirla
Selecciona al cliente, elige la serie y el número de factura (el software lo asigna automáticamente), añade los conceptos facturados con su precio unitario y cantidad, y comprueba que el tipo de IVA e IRPF son correctos. Antes de guardar, usa la función de revisión de errores para detectar campos vacíos o incoherencias en los importes.
Cómo enviar la factura al cliente
Una vez emitida, el software genera el archivo en el formato correspondiente y te permite enviarlo directamente por correo electrónico, a través de FACe si el receptor es una Administración Pública, o mediante Peppol para entornos internacionales. Después del envío, puedes consultar el estado de entrega y si el receptor ha aceptado o rechazado el documento.
Cómo firmar digitalmente una factura electrónica
La firma digital es el mecanismo técnico que garantiza que una factura electrónica es auténtica y que su contenido no ha sido modificado desde la emisión. Sin firma, el documento carece de las garantías de integridad que exige la normativa.
Certificado digital propio versus firma delegada
Existen dos vías para firmar digitalmente una factura: usando tu propio certificado electrónico o delegando la firma en el proveedor de software. Ambas opciones son válidas legalmente, pero tienen implicaciones prácticas distintas.
Cómo obtener y usar un certificado digital propio
El certificado digital de persona física o jurídica se obtiene a través de la Fábrica Nacional de Moneda y Timbre (FNMT) o de otras autoridades de certificación reconocidas. Una vez instalado en el navegador o en el software, permite firmar cada factura de forma individualizada con plena validez legal ante cualquier organismo público o privado.
Qué es la firma delegada y cómo funciona
La firma delegada permite que el propio software firme las facturas en nombre del emisor usando un certificado del proveedor tecnológico. Es la opción más cómoda para autónomos y pymes que no quieren gestionar su propio certificado. El software emite la factura firmada de forma automática en cada envío, sin intervención manual.
Tipos de factura que también debes gestionar con tu software
Más allá de la factura ordinaria, en el día a día de un negocio aparecen otros documentos relacionados que deben gestionarse con el mismo nivel de rigor y dentro de la misma plataforma.
La factura rectificativa: cuándo y cómo emitirla
Una factura rectificativa se emite cuando una factura original contiene errores o cuando se producen devoluciones y descuentos posteriores a la emisión. Debe hacer referencia explícita a la factura original que corrige, indicar el motivo de la rectificación y ajustar los importes de IVA e IRPF. El software la numera de forma separada dentro de su propia serie.
La factura proforma: qué es y para qué sirve
La factura proforma es un documento previo a la factura definitiva que informa al cliente del importe estimado de una operación. No tiene efectos fiscales ni contables, pero es útil para presupuestar servicios o gestionar pedidos de importación. Aunque no es una factura legal, debe generarse desde el mismo software para mantener la trazabilidad del flujo comercial.
Prepararse para la factura electrónica obligatoria en España
La factura electrónica obligatoria en España es una realidad inminente. El reglamento Verifactu, desarrollado al amparo de la Ley Crea y Crece, establece los requisitos técnicos que deberán cumplir todos los softwares de facturación utilizados por empresas y autónomos antes de que termine 2027.
Qué exige Verifactu a los softwares de facturación
Verifactu no es solo una obligación de formato: es un sistema de verificación en tiempo real que permite a Hacienda comprobar la integridad de cada factura emitida. Los softwares compatibles deben registrar cada factura en un libro de registros electrónico y añadir un código QR que enlace con el sistema de verificación de la Agencia Tributaria.
Qué es el código QR de Verifactu y por qué importa
El código QR que aparecerá en cada factura permite que cualquier receptor escanee el documento y verifique en la sede electrónica de Hacienda que la factura ha sido efectivamente registrada por el emisor. Esto elimina el fraude por facturas falsas y garantiza la trazabilidad completa de cada operación comercial.
Cómo saber si tu software es compatible con Verifactu
Un software compatible con Verifactu debe haber sido actualizado por su proveedor para cumplir con el Real Decreto 1007/2023. Si usas Factulista, esta compatibilidad está integrada en la plataforma. Si usas otra herramienta, consulta con tu proveedor si dispone ya de la certificación o cuándo prevé implementarla.
Preguntas frecuentes sobre cómo hacer una factura electrónica
¿Es obligatorio firmar digitalmente todas las facturas electrónicas?
Para las facturas dirigidas a la Administración Pública, la firma electrónica avanzada basada en certificado digital es un requisito indispensable. Para facturas entre empresas privadas o entre autónomos y clientes particulares, la firma no es estrictamente obligatoria hoy, pero sí es la forma más segura de garantizar la autenticidad del origen y la integridad del contenido. Con la entrada en vigor de Verifactu, los requisitos de integridad se exigirán a través del software homologado.
¿Qué diferencia hay entre una factura rectificativa y una factura proforma?
Una factura rectificativa corrige errores de una factura ya emitida o refleja devoluciones y tiene plenos efectos fiscales. Una factura proforma, en cambio, es un documento informativo previo a la factura definitiva, sin efectos contables ni tributarios. Ambas deben gestionarse dentro del mismo software de facturación para mantener la coherencia del registro.
¿Cuánto tiempo debo conservar las facturas electrónicas?
La normativa española exige conservar las facturas electrónicas durante un mínimo de cuatro años, plazo en el que Hacienda puede requerirlas para una inspección. Sin embargo, a efectos mercantiles, el plazo puede extenderse hasta seis años. El software de facturación debe garantizar el almacenamiento seguro y accesible durante todo ese período.
¿Puedo seguir usando Excel o Word para emitir facturas electrónicas?
Actualmente, una factura generada con Excel o Word y enviada por correo puede ser válida si contiene todos los datos obligatorios y el receptor la acepta. Sin embargo, con la obligación de Verifactu estas herramientas quedarán fuera de la ley porque no pueden generar el código QR de verificación ni registrar la factura en el sistema de Hacienda. Migrar a un software homologado antes de 2027 es imprescindible.
Conclusión
Hacer una factura electrónica correctamente no es complicado si se siguen los pasos adecuados: elegir el formato según el destinatario, incluir todos los datos obligatorios, aplicar los impuestos de forma precisa y firmar el documento con garantías de autenticidad.
La clave está en usar un software de facturación homologado que automatice el proceso y garantice el cumplimiento de la normativa vigente, incluida la inminente obligación de factura electrónica obligatoria derivada de Verifactu. Cuanto antes te prepares, menos esfuerzo requerirá la transición cuando la ley entre en plena vigencia.
