Programas para hacer facturas electrónicas en España: comparativa 2026
Un programa de facturación electrónica es un software que permite crear, enviar, firmar y conservar facturas en formato digital con plena validez legal ante la Agencia Tributaria. En España, la obligación de emitir factura electrónica entre empresas y autónomos se acerca a pasos agigantados: la Ley Crea y Crece y el reglamento Verifactu están transformando para siempre la forma en que se gestiona cada factura. Elegir el programa adecuado hoy no es un capricho; es una necesidad legal y operativa.
A partir de 2026-2027, los autónomos y pymes en España estarán obligados a emitir facturas electrónicas y a utilizar software compatible con Verifactu. Herramientas como Factulista, Holded, Quipu, Billin o Contasimple cubren estas exigencias con distintos niveles de precio y funcionalidad. Elegir bien depende del tamaño de tu negocio, el volumen de facturas y si necesitas módulos adicionales como contabilidad o CRM.
- Desde 2027, el software de facturación deberá ser compatible con Verifactu para empresas y autónomos en España.
- Una factura proforma o una factura rectificativa también deben gestionarse dentro del mismo programa para mantener la trazabilidad.
- Los programas gratuitos pueden ser válidos al inicio, pero raramente cumplen todos los requisitos de la factura electrónica obligatoria.
- Funciones como OCR, conciliación bancaria y autorellenado de impuestos marcan la diferencia entre herramientas básicas y soluciones reales.
Qué es la factura electrónica y por qué necesitas un programa específico
La factura electrónica no es un PDF enviado por correo. Es un documento estructurado en formatos como Facturae o UBL, generado, transmitido y almacenado digitalmente, con garantías de autenticidad e integridad. Hacienda exige que el software que la produce cumpla requisitos técnicos concretos que Excel, Word o cualquier herramienta de diseño genérica no puede satisfacer.
El reglamento Verifactu, enmarcado en la Ley Antifraude, obliga a que cada factura quede registrada de forma inalterable con un código QR y un hash que garantiza que el documento no ha sido manipulado. Solo un programa de facturación homologado puede generar esta cadena de seguridad de forma automática.
Diferencias entre factura ordinaria, factura proforma y factura rectificativa
Antes de elegir un software, conviene entender qué tipos de documentos necesitarás emitir. La factura proforma es un documento previo al pedido, sin efectos fiscales, que sirve como presupuesto formal. No sustituye a la factura definitiva pero debe quedar registrada en el sistema para mantener la trazabilidad comercial.
La factura rectificativa, en cambio, sí tiene efectos fiscales plenos: se emite para corregir errores en una factura ya expedida o para documentar una devolución. Un buen programa debe gestionar ambos documentos sin fricciones, vinculándolos automáticamente a la factura original.
Cuándo emitir una factura proforma
Se usa cuando el cliente necesita un documento formal para iniciar un proceso de compra, solicitar financiación o tramitar una importación. No genera obligación de pago ni se contabiliza como ingreso hasta que se convierte en factura definitiva.
La mayoría de los programas analizados en esta comparativa permiten convertir una factura proforma en factura definitiva con un solo clic, evitando duplicar el trabajo de introducción de datos.
Cuándo emitir una factura rectificativa
Es obligatoria cuando existe un error en los datos del cliente, en el importe, en el tipo de IVA aplicado o cuando se produce una devolución total o parcial. Debe incluir referencia expresa a la factura original que corrige.
Los programas más completos generan la factura rectificativa automáticamente a partir de la original, reduciendo el riesgo de errores y asegurando el cumplimiento normativo frente a Hacienda.
Qué implica la factura electrónica obligatoria para autónomos y pymes
La factura electrónica obligatoria entre empresas (relaciones B2B) estará plenamente en vigor en España antes del 1 de enero de 2027 para sociedades y antes del 1 de julio de 2027 para autónomos. Hasta entonces, el uso es voluntario pero recomendable para adaptarse con tiempo.
La principal consecuencia práctica es que ya no bastará con enviar un PDF por correo electrónico. El documento deberá generarse en un formato estructurado, registrarse en el sistema Verifactu y poder ser consultado por Hacienda en tiempo real. Quien no cumpla se expone a sanciones económicas significativas.
Qué es Verifactu y por qué afecta a tu software actual
Verifactu es el sistema de registro de facturas verificables impulsado por la AEAT. Exige que cada factura tenga un identificador único, una huella digital (hash) encadenada con la anterior y un código QR verificable. Solo los programas que implementen este protocolo serán legales a partir de las fechas indicadas.
Si tu software actual no aparece en la lista de soluciones compatibles con Verifactu, es el momento de cambiar. Continuar con herramientas no homologadas puede invalidar tus facturas ante una inspección.
Qué ocurre con las facturas a la Administración Pública
Las facturas dirigidas a organismos públicos ya son obligatoriamente electrónicas desde hace años, y deben enviarse a través del portal FACe en formato Facturae. Esta obligación es independiente de Verifactu y ya está vigente para cualquier proveedor de la Administración.
Un programa de facturación completo debe gestionar ambos canales: el privado (con Verifactu) y el público (con FACe y Facturae), sin necesidad de herramientas adicionales.
Comparativa de los mejores programas de facturas electrónicas en 2026
El mercado español ofrece decenas de opciones, pero no todas tienen el mismo nivel de madurez ni cubren los mismos perfiles de usuario. A continuación analizamos los programas más relevantes, con sus puntos fuertes, sus limitaciones y su estructura de precios.
| Programa | Verifactu | Facturae (FACe) | Prueba gratis | Precio desde |
|---|---|---|---|---|
| Factulista | Sí | Sí | Sí | Gratis (hasta 50 documentos) |
| Holded | Sí | Sí | Sí | 15 €/mes |
| Quipu | Sí | Sí | Sí (15 días) | 17 €/mes |
| Billin | Sí | Sí | Sí | 8 €/mes |
| Contasimple | Sí | Sí | Sí | Gratis (hasta 12 documentos) |
| Factusol | Sí | Sí | Sí (30 días) | 21 €/mes |
| Sage 50 | Sí | Sí | No | 45 €/mes |
| B2Brouter | Sí | Sí | No | Gratis (hasta 24 documentos) |
Programas más completos para autónomos y pymes
Factulista es una solución SaaS española diseñada específicamente para autónomos y pymes que necesitan gestionar no solo la facturación sino también el ciclo completo de venta, desde presupuesto, el control de pagos, las facturas recibidas y el seguimiento del negocio con informes de valor desde una única plataforma. Su enfoque integral evita la necesidad de combinar varias herramientas y reduce el tiempo dedicado a tareas administrativas.
Holded es otra opción muy valorada en el mercado español por su versatilidad. Permite gestionar facturación, contabilidad, proyectos y recursos humanos en la nube, con una interfaz intuitiva y un precio de entrada competitivo desde 15 € al mes. Es especialmente útil para negocios en crecimiento que necesitan escalar sus funciones sin cambiar de plataforma.
Factulista: facturación integrada con gestión empresarial
Factulista es el programa idea para autónomos y micro empresas. Fácil de usar con las funciones necesarias para la gestión del día a día de pequeños negocios. Sin complicaciones, intuitivo y con una versión gratuita hasta 50 documentos anuales creados.
Su compatibilidad con Verifactu y con el formato Facturae para la Administración Pública lo convierte en una opción sólida para autónomos y pymes que quieren cumplir con la normativa sin complicaciones técnicas.
Holded: versatilidad para negocios en crecimiento
Holded destaca por su capacidad de adaptarse a distintos tipos de negocio gracias a sus módulos configurables. La facturación electrónica está integrada con contabilidad y conciliación bancaria, lo que facilita el cierre mensual y la presentación de impuestos.
Su plan más económico (15 €/mes) incluye las funciones básicas de facturación, mientras que los planes superiores añaden gestión de proyectos, inventario y nóminas. La curva de aprendizaje es moderada, pero dispone de una amplia base de documentación y soporte.
Programas económicos orientados a la facturación pura
Para autónomos con un volumen de facturación reducido y sin necesidad de contabilidad avanzada, existen opciones más económicas que cumplen igualmente con los requisitos de la factura electrónica obligatoria. Billin y Contasimple son los referentes en este segmento.
Billin permite crear y enviar facturas en segundos, calcula automáticamente impuestos y descuentos, y ofrece un servicio de atención al cliente por email y chat. Su plan básico cuesta 8 € más IVA al mes, lo que lo convierte en una de las opciones más accesibles del mercado.
Billin: rapidez y simplicidad por encima de todo
La propuesta de valor de Billin es clara: emite una factura en menos de un minuto introduciendo solo el importe bruto. El software calcula el IVA, aplica retenciones si corresponde y genera el documento listo para enviar. Incluye plantillas personalizables y un sistema de seguimiento de cobros eficiente.
Su limitación principal es que no ofrece contabilidad ni módulos de gestión empresarial. Es ideal para freelancers y autónomos con actividades sencillas, pero insuficiente para pymes con mayor complejidad operativa.
Contasimple: la opción gratuita más completa
Contasimple ofrece un plan gratuito funcional, limitado a 12 documentos al año, que incluye facturación, control de gastos, cálculo de impuestos y generación de modelos fiscales. Su OCR para digitalizar tickets es una ventaja competitiva notable frente a otras soluciones gratuitas.
El plan de pago, desde 10,95 € al mes, añade funciones de contabilidad y mayor capacidad de almacenamiento. Es una buena puerta de entrada para autónomos que dan sus primeros pasos y quieren controlar su fiscalidad sin coste inicial. La opción de FACe está disponible en planes superiores.
Cómo elegir el programa de facturación electrónica adecuado
Elegir un software de facturación no debe basarse únicamente en el precio. Hay que considerar el volumen de documentos que emites, si necesitas gestionar también compras y proveedores, si tienes empleados a cargo y si quieres que el mismo programa te ayude con los impuestos trimestrales.
Criterios técnicos imprescindibles
El primer filtro es la compatibilidad con Verifactu. Sin este requisito, el programa quedará obsoleto en 2027. El segundo es la capacidad de generar documentos en formato Facturae si facturas a organismos públicos.
La integración bancaria es otro criterio diferencial: los programas que sincronizan automáticamente las cuentas bancarias reducen drásticamente el tiempo dedicado a la conciliación y al control de cobros pendientes.
Compatibilidad Verifactu: cómo verificarla
El proveedor del software debe publicar una declaración responsable de cumplimiento con el Real Decreto 1007/2023. Si no aparece este documento en su web, conviene preguntar directamente al equipo comercial antes de contratar. Algunos programas declaran compatibilidad sin haberla acreditado formalmente.
También puedes comprobar si el software genera el código QR y el hash encadenado en cada factura: son los elementos técnicos visibles que certifican el cumplimiento de Verifactu en la práctica.
Integraciones con otras herramientas de negocio
Si ya usas un CRM, una tienda online o una pasarela de pago como Stripe o PayPal, comprueba que el programa de facturación se integra de forma nativa o a través de plataformas como Zapier o Make. Las integraciones evitan duplicar el trabajo y mantienen todos los datos sincronizados en tiempo real.
Criterios económicos: precio real frente a precio de lista
El precio anunciado en la web raramente refleja el coste total. Hay que revisar si el plan incluye todos los usuarios necesarios, si los módulos adicionales (contabilidad, inventario, nóminas) tienen coste aparte y si existe un coste de alta o de migración de datos desde el sistema anterior.
Sage 50, por ejemplo, tiene un precio de entrada de 45 € al mes, lo que puede parecer caro, pero incluye contabilidad integrada, comunicación bancaria y herramientas avanzadas de análisis que en otros programas son módulos de pago adicional. El coste real por función puede ser competitivo frente a soluciones aparentemente más baratas.
Pruebas gratuitas: cómo aprovecharlas bien
La mayoría de programas ofrecen entre 15 y 30 días de prueba gratuita. Úsalos para emitir al menos cinco facturas reales, probar el seguimiento de cobros, generar una factura rectificativa y comprobar cómo se exportan los datos para el asesor contable.
No te quedes en la interfaz de inicio: profundiza en las funciones que más vas a usar en tu día a día. Un programa bonito pero lento o con flujos de trabajo enrevesados será una fuente de frustración a largo plazo.
Funciones avanzadas que marcan la diferencia
Más allá de emitir una factura, los mejores programas ofrecen funciones que automatizan la gestión financiera completa del negocio. Estas son las más relevantes para autónomos y pymes en España.
OCR e inteligencia artificial para digitalizar documentos
El OCR (reconocimiento óptico de caracteres) permite fotografiar una factura de proveedor o un ticket y que el programa extraiga automáticamente los datos relevantes: fecha, importe, IVA, nombre del proveedor.
Esta función es especialmente valiosa para autónomos que acumulan tickets de gastos deducibles. En lugar de picarlos manualmente uno a uno, basta con fotografiarlos para que queden registrados y clasificados correctamente en la contabilidad.
Digitalización de facturas de proveedores
El registro automático de facturas recibidas cierra el ciclo contable: ingresos y gastos quedan reflejados en tiempo real sin intervención manual. Esto facilita la liquidación trimestral del IVA y la preparación de la declaración de la renta con datos siempre actualizados.
Factulista, Holded y Quipu incluyen esta función en sus planes de pago. Contasimple la ofrece con limitaciones en el plan gratuito y de forma completa en los planes de pago.
Gestión de tesorería y previsión de cobros
La tesorería es el talón de Aquiles de muchas pymes: se factura mucho pero se cobra tarde. Los programas con módulo de tesorería integrado permiten visualizar en un panel único los cobros pendientes, los pagos comprometidos y el saldo proyectado a 30, 60 y 90 días, facilitando decisiones financieras más informadas.
Factulista dispone de un módulo de Tesorería que conecta directamente con las facturas emitidas, ofreciendo una visión en tiempo real del flujo de caja sin necesidad de exportar datos a hojas de cálculo externas.
Conciliación bancaria automática
La sincronización con cuentas bancarias mediante el protocolo PSD2 permite que cada cobro recibido se asocie automáticamente con la factura correspondiente, marcándola como pagada sin intervención manual. Esto reduce el tiempo de cierre mensual y minimiza los errores de conciliación.
Facturación recurrente para servicios de suscripción
Si prestas servicios con pagos mensuales fijos (mantenimiento, consultoría, suscripciones), la facturación recurrente automatiza la emisión de la misma factura cada mes sin que tengas que crearla manualmente.
Esta función también es útil para generar facturas proforma recurrentes que luego se convierten en facturas definitivas al confirmarse el pedido, manteniendo toda la trazabilidad documental en un único flujo de trabajo.
Errores frecuentes al elegir un programa de facturación
Muchos autónomos eligen su software de facturación basándose únicamente en el precio más bajo o en la facilidad de la primera factura. Estos son los errores más comunes que conviene evitar antes de comprometerse con una plataforma.
Ignorar el cumplimiento normativo a largo plazo
Contratar un programa que hoy es barato pero que no tiene hoja de ruta clara para cumplir con Verifactu es un error que puede obligarte a migrar de plataforma en pocos meses, con el coste en tiempo y dinero que eso implica. Pregunta siempre al proveedor cuál es su plan de adaptación a la factura electrónica obligatoria antes de firmar.
Del mismo modo, ignorar si el programa gestiona correctamente la factura rectificativa puede generar problemas en inspecciones: un documento mal referenciado o emitido fuera de los plazos establecidos puede derivar en sanciones aunque el importe sea correcto.
Elegir sin considerar el crecimiento del negocio
Un programa pensado para un autónomo individual puede quedarse corto rápidamente si el negocio crece y añade empleados, líneas de negocio o necesidad de gestión de almacén. Escalar implica migrar de herramienta, y las migraciones tienen un coste real en tiempo y datos.
Elige desde el principio una plataforma que pueda crecer contigo, aunque en los primeros meses uses solo una fracción de sus funciones. El coste adicional de un plan más completo suele ser menor que el coste de una migración.
Subestimar la importancia del soporte técnico
Un error en una factura enviada a un cliente o un problema técnico en plena presentación trimestral puede costar caro. Un servicio de soporte que responde en horas, con agentes que conocen la normativa fiscal española, es un activo que no siempre se valora hasta que se necesita urgentemente.
Antes de contratar, prueba el canal de soporte durante la prueba gratuita: envía una duda técnica y mide el tiempo y la calidad de la respuesta. Es el mejor indicador del servicio real que recibirás como cliente de pago.
Preguntas frecuentes sobre programas de facturas electrónicas
¿Es obligatorio usar un programa de facturación electrónica en España?
A partir de 2027, sí. Las empresas deberán cumplir con Verifactu antes del 1 de enero de 2027 y los autónomos antes del 1 de julio de 2027. Las facturas a la Administración Pública ya son obligatoriamente electrónicas desde hace años. En relaciones B2C (empresa-consumidor), la factura electrónica no es obligatoria por el momento.
¿Puede una factura proforma sustituir a una factura ordinaria?
No. La factura proforma es un documento informativo sin efectos fiscales ni contables. No acredita la prestación de un servicio ni genera la obligación de IVA. Para que una operación quede documentada a efectos de Hacienda, es imprescindible emitir una factura definitiva que cumpla todos los requisitos del Reglamento de Facturación.
¿Cuándo hay que emitir una factura rectificativa?
Cuando se detecta un error en los datos del destinatario, en el importe, en el tipo de IVA aplicado o cuando el cliente devuelve total o parcialmente un bien o servicio. La factura rectificativa debe emitirse lo antes posible, hacer referencia expresa a la factura original y conservarse junto a esta durante el período mínimo exigido por Hacienda, que es de cuatro años.
¿Los programas gratuitos cumplen con la normativa de factura electrónica?
Algunos sí, pero con limitaciones. Contasimple y B2Brouter ofrecen planes gratuitos compatibles con los requisitos básicos de facturación electrónica. Sin embargo, las funciones más avanzadas como el autorellenado de impuestos, la conciliación bancaria o la gestión de la factura rectificativa suelen estar reservadas a los planes de pago.
Conclusión
Elegir el programa adecuado para gestionar tu facturación electrónica en España es una decisión que va más allá del precio mensual. La normativa Verifactu, la obligatoriedad de la factura electrónica entre empresas y la necesidad de gestionar correctamente documentos como la factura proforma y la factura rectificativa exigen una herramienta robusta, actualizada y con soporte técnico de calidad.
